Metode Analisis PIECES pada Sistem Informasi Perpustakaan STMIK ELRAHMA Yogyakarta

Contoh Kasus PIECES pada Sistem Infromasi Perpustakaan STMIK ELRAHMA Yogyakarta

Pegawai di perpustakaan STMIK ELRAHMA Yogyakarta telah lama mengeluhkan beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan system katalog yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. 

Mahasiswa juga mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku.

Selain itu mahasiswa juga mengeluhkan besarnya denda yang tidak sesuai dengan keterlambatan peminjaman buku.

Di akhir semester, laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun penyebab hilangnya buku tidak diketahui dengan pasti, apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam.

Manajer perpustakaan juga kesulitan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan perpustakaan jika ingin mengambil keputusan.

Analsis Kelemahan Sistem 

1. Analisis Kinerja (Performance)

Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. 

Kinerja diukur dengan jumlah produksi (trough put) dan waktu tanggap (response time). 

Perangkat lunak yang dikembangakan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen.

Permasalahan :

Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan menyebabkan lama dan susahnya pencarian dan perhitungan koleksi. Hal tersebut dapat memperlambat kinerja proses.

Antrian yang lama ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku, karena pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu tanggap yang cukup lama ketika mencari transaksi

2. Analisis Informasi (Information)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. 

Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen akan merencanakan langkah-langkah selanjutnya. 

Jika perangkat lunak bisa menghasilkan informasi yang berkualitas maka akan berdampak baik terhadap manajemen yang ada namun sebaliknya jika informasi yang dihasilkan kurang berkualitas tentunya akan berdampak kurang baik terhadap manajemen yang ada.

Permasalahan

Belum adanya laporan mengenai pendapatan, jumlah buku yang hilang, laba perpustakaan, jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan dan untuk apa biaya-biaya tersebut, sehingga dapat menghambat manager perputakaan mengambil keputusan.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Analisis Ekonomi adalah penilaian perangkat lunak dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari perangkat lunak yang dikembangkan. 

Perangkat lunak ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.

Permasalahan

Belum adanya pencatatan yang rapi mengenai status peminjaman buku dan perhitungan denda keterlambatan, merugikan secara ekonomi perpustakaan karena hilangnya buku tidak diketahui dengan pasti, apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam.

4. Analisis Keamanan (Security)

Sistem keamanan yang diberikan oleh perangkat lunak dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. 

Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akases yang tidak diijinkan, biasanya dilakukan dengan password terutama pada form aplikasi dan database-nya.

Permasalahan

Informasi-informasi penting masih bias dilihat oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan karena belum ada pembagian hak akases.

Petugas perpustakaan kesulitan mengetahui nama anggota beserta alamat anggota yang belum mengembalikan buku beserta tanggal buku tersebut harus di kembalikan sehingga beresiko terjadi kehilangan buku.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi erat kaitannya dengan bagaimana sumber daya yang ada telah digunakan yang meliputi manusia, mesin, informasi, uang, sumber bahan baku dan peralatan, metode, dan uang.

Permasalahan

Apabila antrian panjang atau petugas perpus sedang sibuk, tidak ada yang membantu mahasiswa untuk mencari atau merefrensikan buku.

6. Analisis Pelayanan (Services)

Pelayanan adalah sistem mencakup pelayanan yang diberikan oleh perangkat lunak pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung dan pihak lain yang membutuhkan. 

Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik.

Permasalahan

Pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian masih dilakukan secara manual sehingga memungkinkan menimbulkan antrian.

Proses perhitungan denda yang tidak sesuai dengan keterlambatan pengembalian buku, karena proses pencatatan transaksi dan perhitungan denda masih manual.